ટેલી પ્રાઇમ (Tally Prime) શીખો શરૂઆતથી: એકાઉન્ટિંગ અને GST ની સંપૂર્ણ માહિતી

 

ટેલી પ્રાઇમ (Tally Prime) શીખો શરૂઆતથી: એકાઉન્ટિંગ અને GST ની સંપૂર્ણ માહિતી

 શું તમે એકાઉન્ટિંગ શીખવા માંગો છો? આ બ્લોગમાં ટેલી પ્રાઇમ, ગોલ્ડન રૂલ્સ, વાઉચર એન્ટ્રી, ઇન્વેન્ટરી અને GST વિશે સરળ ગુજરાતીમાં માહિતી મેળવો.

પ્રસ્તાવના (Introduction)

કોઈપણ વ્યવસાય શરૂ કરવો સરળ છે, પરંતુ તેનો યોગ્ય હિસાબ રાખવો એ ખૂબ જ અઘરું કામ છે. જો તમે વ્યવસાયમાં કેટલી આવક થઈ અને કેટલો ખર્ચ થયો તેનો રેકોર્ડ ન રાખો, તો નફો કે નુકસાન જાણવું મુશ્કેલ બની જાય છે. પહેલાના સમયમાં લોકો ચોપડામાં હિસાબ રાખતા હતા, પરંતુ આજના ડિજિટલ યુગમાં એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેરનો ઉપયોગ થાય છે. આમાં Tally Prime સૌથી લોકપ્રિય અને વિશ્વસનીય સોફ્ટવેર છે.

ટેલી પ્રાઇમ 30 થી વધુ ભાષાઓને સપોર્ટ કરે છે (જેમાં 9 ભારતીય ભાષાઓ છે). આજના આ બ્લોગમાં આપણે એકાઉન્ટિંગના મૂળભૂત નિયમોથી લઈને ટેલી પ્રાઇમમાં વાઉચર એન્ટ્રી, ઇન્વેન્ટરી અને GST કેવી રીતે સેટ કરવું તે સરળ ગુજરાતીમાં શીખીશું.

એકાઉન્ટિંગ શું છે? (What is Accounting?)

એકાઉન્ટિંગ એ વ્યવસાયની ભાષા છે. તે એક એવી સિસ્ટમ છે જેમાં વ્યવસાયના તમામ નાણાકીય વ્યવહારો (Financial Transactions) ને રેકોર્ડ, સમરાઇઝ અને એનાલાઇઝ કરવામાં આવે છે. લુકા પેસીઓલી (Luca Pacioli) ને એકાઉન્ટિંગના પિતા તરીકે ઓળખવામાં આવે છે. એકાઉન્ટિંગમાં મુખ્યત્વે લેજર (ખાતાં) બનાવવામાં આવે છે, જેથી કયા વ્યક્તિ કે વસ્તુ પાછળ કેટલો ખર્ચ થયો તેની સચોટ માહિતી મળી શકે.

એકાઉન્ટિંગના ગોલ્ડન રૂલ્સ (Golden Rules of Accounting)

ટેલીમાં એન્ટ્રી કરતા પહેલા 'ઉધાર' (Debit) અને 'જમા' (Credit) ના નિયમો સમજવા ખૂબ જ જરૂરી છે. ખાતાં મુખ્યત્વે ત્રણ પ્રકારના હોય છે:

પર્સનલ એકાઉન્ટ (Personal Account): આમાં કોઈ વ્યક્તિ, બેંક અથવા કંપનીના ખાતાનો સમાવેશ થાય છે (દા.ત. રામ, SBI બેંક).

નિયમ: લેનાર ખાતે ઉધાર (Debit the receiver), આપનાર ખાતે જમા (Credit the giver).

રિયલ એકાઉન્ટ (Real Account): આમાં વ્યવસાયની મિલકતોનો સમાવેશ થાય છે (દા.ત. રોકડ, ફર્નિચર, મશીનરી).

નિયમ: આવે તે ઉધાર (What comes in Debit), જાય તે જમા (What goes out Credit).

નોમિનલ એકાઉન્ટ (Nominal Account): આમાં વ્યવસાયના ખર્ચ, નુકસાન, આવક અને નફાનો સમાવેશ થાય છે (દા.ત. પગાર, ભાડું).

નિયમ: ખર્ચ અને નુકસાન ખાતે ઉધાર (Expenses/Losses Debit), આવક અને નફા ખાતે જમા (Incomes/Profits Credit).

ટેલી પ્રાઇમમાં શરૂઆત કેવી રીતે કરવી?

ટેલી ઇન્સ્ટોલ કર્યા પછી, સૌથી પહેલું કામ 'કંપની' (Company) બનાવવાનું છે.

કંપની ક્રિએશન: Alt + K દબાવીને તમે નવી કંપની બનાવી શકો છો. અહીં તમારે કંપનીનું નામ, સરનામું, રાજ્ય, પિન કોડ અને નાણાકીય વર્ષ (Financial Year) ની વિગતો ભરવાની હોય છે.

લેજર (Ledgers): ટેલીમાં ખાતાઓને લેજર કહેવામાં આવે છે. ટેલીમાં 'Cash' અને 'Profit & Loss' ના લેજર પહેલેથી જ બનેલા હોય છે. બાકીના લેજર (જેમ કે બેંક એકાઉન્ટ, ખરીદી, વેચાણ) તમારે જાતે બનાવવા પડે છે અને તેને યોગ્ય 'ગ્રુપ' (Group) માં મૂકવા પડે છે. ટેલીમાં કુલ 28 પ્રી-ડિફાઇન્ડ ગ્રુપ હોય છે.

વાઉચર એન્ટ્રી (Voucher Entries in Tally)

વ્યવહારોને રેકોર્ડ કરવા માટે વાઉચરનો ઉપયોગ થાય છે. મુખ્ય વાઉચર્સ નીચે મુજબ છે:

ખરીદી - Purchase (F9): જ્યારે વ્યવસાય માટે માલ ખરીદવામાં આવે.

વેચાણ - Sales (F8): જ્યારે ગ્રાહકને માલ વેચવામાં આવે.

ચૂકવણી - Payment (F5): જ્યારે તમે પગાર, ભાડું અથવા સપ્લાયરને રોકડ/બેંકથી પૈસા ચૂકવો.

આવક - Receipt (F6): જ્યારે ગ્રાહક પાસેથી પૈસા આવે અથવા વ્યાજ/કમિશન મળે.

કોન્ટ્રા - Contra (F4): જ્યારે વ્યવહાર ફક્ત તમારી પોતાની બેંક અને રોકડ વચ્ચે હોય (દા.ત. બેંકમાં પૈસા જમા કરાવવા કે ઉપાડવા).

જર્નલ - Journal (F7): આમાં એવી એન્ટ્રી થાય છે જેમાં રોકડનો વ્યવહાર ન હોય (દા.ત. ઉધાર મિલકત ખરીદવી).

ઇન્વેન્ટરી અને ગોડાઉન મેનેજમેન્ટ (Inventory & Godown)

ફક્ત રૂપિયાનો હિસાબ રાખવો પૂરતો નથી; ગોડાઉનમાં કયો માલ કેટલો પડ્યો છે તે પણ જાણવું જરૂરી છે. ટેલીમાં ઇન્વેન્ટરી મેનેજમેન્ટ ખૂબ સરળ છે. તમે બ્રાન્ડ માટે Stock Group (દા.ત. Apple, Samsung), માલના પ્રકાર માટે Stock Category (દા.ત. Mobile), અને ચોક્કસ માલ માટે Stock Item (દા.ત. iPhone 16) બનાવી શકો છો. માપવા માટે Units (જેમ કે Nos, Ltr) બનાવવામાં આવે છે. ઉપરાંત, તમારો માલ કયા ગોડાઉનમાં (દા.ત. Sector 5 ગોડાઉન) રાખવામાં આવ્યો છે તે પણ સેટ કરી શકાય છે.

GST (Goods and Services Tax) નું સેટઅપ

ભારતમાં 1 જુલાઈ 2017 થી GST લાગુ કરવામાં આવ્યો છે. ટેલી પ્રાઇમમાં GST બિલ બનાવવું ખૂબ આસાન છે. GST ના મુખ્ય દરો 0%, 5%, 12%, 18% અને 28% છે.

F11 દબાવીને GST ફીચર ચાલુ કરો અને તમારો 15 આંકડાનો GST નંબર દાખલ કરો.

CGST અને SGST: જો તમે તમારા જ રાજ્યની અંદર (દા.ત. ગુજરાતમાંથી ગુજરાતમાં) માલ ખરીદો કે વેચો, તો કુલ GST ના બે ભાગ પડે છે - CGST (કેન્દ્ર સરકાર) અને SGST (રાજ્ય સરકાર).

IGST: જો તમે રાજ્યની બહાર (દા.ત. ગુજરાતમાંથી મહારાષ્ટ્ર) વેપાર કરો, તો માત્ર એક જ ટેક્સ લાગે છે - IGST (ઇન્ટિગ્રેટેડ GST).

પેરોલ (Payroll) અને BRS

પેરોલ (Payroll): મોટી કંપનીઓમાં કર્મચારીઓના પગારની ગણતરી ટેલીમાં થાય છે. હાજરી (Present), રજા (Absent), ઓવરટાઇમ (Overtime), PF અને ESI ની કપાત સેટ કરીને ઓટોમેટિક સેલરી સ્લિપ બનાવી શકાય છે.

BRS (Bank Reconciliation Statement): મહિનાના અંતે ટેલીનો બેંક બેલેન્સ અને અસલી બેંક પાસબુકનો બેલેન્સ સરખાવવો પડે છે. SMS ચાર્જ જેવી છુપી કપાતને ટેલીમાં ઉમેરીને બંને બેલેન્સ મેચ કરવાની પ્રક્રિયાને BRS કહે છે.

નિષ્કર્ષ (Conclusion)

ટેલી પ્રાઇમ એ માત્ર એક એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેર નથી, પરંતુ વ્યવસાયને સ્માર્ટ રીતે ચલાવવાનું એક પાવરફુલ ટૂલ છે. જો તમે એકાઉન્ટિંગના ગોલ્ડન રૂલ્સ સમજી લો અને વાઉચર એન્ટ્રી તથા GST ની યોગ્ય ગોઠવણ કરી લો, તો તમારું કામ ખૂબ જ સરળ બની જાય છે. ટેલી શીખવાનો શ્રેષ્ઠ રસ્તો પ્રેક્ટિસ છે, તેથી એજ્યુકેશનલ મોડમાં પ્રેક્ટિસ શરૂ કરો અને તમારા બિઝનેસ ફાઇનાન્સના માસ્ટર બનો!

--------------------------------------------------------------------------------

વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો (FAQs)

1. શું ટેલી પ્રાઇમ મફત છે?                                                                                                                              

 હા, શીખવા માટે ટેલી પ્રાઇમનું "Educational Mode" બિલકુલ મફત છે. જોકે તેમાં તમે મહિનાની માત્ર 1, 2 અને 31 તારીખે જ એન્ટ્રી કરી શકો છો. બિઝનેસ માટે લાઇસન્સ વર્ઝન લેવું પડે છે.

2. ટેલીમાં નવું ફીચર (જેમ કે GST) કેવી રીતે ચાલુ કરવું?                                                                                    

કોઈપણ નવું ફીચર ચાલુ કરવા માટે કીબોર્ડ પરથી F11 દબાવો (Company Features). અહીંથી તમે GST, ડિસ્કાઉન્ટ, પેરોલ વગેરે ચાલુ કરી શકો છો.

3. ટેલીમાં લેજર કે વાઉચર ડિલીટ કરવા માટે શોર્ટકટ કી કઈ છે?                                                                      

 કોઈપણ વસ્તુ ડિલીટ કરવા માટે તેને 'Alter' મોડમાં ખોલીને Alt + D દબાવવું પડે છે.

4. વાઉચર એન્ટ્રી કરતી વખતે ડેબિટ-ક્રેડિટ (Dr/Cr) દેખાતું ન હોય તો શું કરવું?                                                 

 વાઉચર સ્ક્રીન પર F12 દબાવો અને "Use Cr/Dr instead of To/By" વિકલ્પને 'Yes' કરો.

5. CGST અને SGST ક્યારે લાગે છે?                                                                                                                 

જ્યારે તમે તમારા પોતાના રાજ્યની અંદર જ (Intra-state) કોઈ માલનું વેચાણ કે ખરીદી કરો છો, ત્યારે અડધો ટેક્સ CGST અને અડધો ટેક્સ SGST તરીકે લાગે છે.